Отказное письмо для маркетплейсов в 2025 году: подробное руководство для продавцов

Отказное письмо — это ваша защита от блокировок и задержек на Wildberries, Ozon и Яндекс.Маркете. В нём чётко прописаны правовые основания для документа, позволяющего продавать товары без обязательной сертификации, минимизируя риски при импорте и ускоряя выход продукции на маркетплейсы.

Что такое отказное письмо и зачем оно нужно продавцам

Отказное письмо — это официальный документ, подтверждающий, что конкретный товар не требует обязательной сертификации или декларирования соответствия по системе ГОСТ Р. Такой документ оформляется на продукцию, не подпадающую под требования действующих технических регламентов и нормативных актов.

Несмотря на название, отказное письмо не означает отказ от законных требований — наоборот, оно официально подтверждает право легально торговать товарами без прохождения обязательной оценки соответствия.

Основные виды отказных писем в России

На российском рынке используются следующие типы отказных писем:

• Отказное письмо для таможни — подтверждает, что импортируемый товар не подлежит обязательной сертификации при ввозе в Россию
• Отказное письмо от МЧС — удостоверяют отсутствие необходимости сертификации в области пожарной безопасности
• Отказное письмо от Роспотребнадзора — подтверждают, что продукт не требует санитарно-эпидемиологической экспертизы
• Отказное письмо от Россельхознадзора — свидетельствуют об отсутствии необходимости проверки по правилам данного ведомства
• Отказное письмо для торговли — используются при работе с маркетплейсами, розничными сетями и партнерами

В сегодняшней статье мы подробно рассмотрим именно отказные письма для маркетплейсов: что они собой представляют, как их получить и почему они стали практически обязательным элементом для успешной торговли на популярных онлайн-площадках.

Отказное письмо для маркетплейсов: особенности и применение

Что представляет собой отказное письмо для маркетплейса

Отказное письмо для маркетплейса — это документ, официально подтверждающий, что ваш товар не требует обязательной оценки соответствия через сертификацию или декларирование. Это позволяет законно продавать продукцию на популярных торговых площадках, таких как Wildberries, Ozon, Яндекс.Маркет, СберМегаМаркет и Lamoda, без оформления сертификатов или деклараций.

Такой документ выдается на товары, не попадающие под действие постановления Правительства РФ №2425 от 23.12.2021 и технических регламентов Таможенного Союза.

Примеры товаров, не требующих сертификации

Среди товаров, для которых можно оформить отказное письмо:

• Беруши
• Бижутерия и ювелирные украшения
• Зеркала
• Инструменты для маникюра и педикюра (пилки, щипчики, терки)
• Картриджи для татуировочных машин
• Механические массажеры
• Механические часы (наручные, настенные, настольные)

Структура и содержание отказного письма

Хотя единого утвержденного формата не существует, качественное отказное письмо для маркетплейса должно содержать:

• Наименование органа по сертификации, выдавшего документ
• Данные получателя (название компании или данные ИП, ИНН, ОГРН, юридический адрес)
• Дату составления документа и его исходящий номер
• Наименование продукции с указанием ее основных характеристик
• Коды ТН ВЭД и/или ОКПД 2
• Ссылки на нормативные документы, подтверждающие отсутствие необходимости сертификации
• Обоснование позиции с указанием конкретных законодательных актов
• Печать и подпись руководителя сертификационного органа

В качестве обоснования центр обычно ссылается на Постановление №2425, технические регламенты ЕАЭС и другие нормативные документы, подтверждающие, что указанная продукция не подлежит обязательной сертификации или декларированию в соответствии с действующим законодательством.

В документе может быть указано несколько товарных позиций, однако получателем может выступать только одно юридическое лицо, ИП или самозанятый. Документ оформляется в произвольной форме на фирменном бланке аккредитованного органа, который его выдает.

Где получить отказное письмо и можно ли сделать его самостоятельно

Кто может выдавать отказные письма

Законодательство предусматривает оформление отказных писем исключительно через аккредитованные центры сертификации. Достоверность аккредитации конкретного центра можно проверить двумя способами:

• через официальный Реестр аккредитованных лиц
• через Реестр органов по сертификации

Легальные способы получения Отказного письма

Для получения отказного письма доступны два основных пути:

1. Прямое обращение в аккредитованный центр сертификации (обязательно для производителей собственных товаров)
2. Запрос напрямую у производителя (подходит для перепродавцов)

Кто может оформить отказное письмо

Право на получение отказного письма имеют:

• Юридические лица
• Индивидуальные предприниматели
• Самозанятые граждане (с определенными юридическими оговорками)

Физические лица без официального предпринимательского статуса не могут получить данный документ.
Важно! Самостоятельно составленные отказные письма противоречат законодательству и не имеют юридической силы. Маркетплейсы и контролирующие органы признают только документы от аккредитованных организаций.

Правовой статус отказного письма для маркетплейсов

Юридические особенности документа

Интересная юридическая особенность: отказное письмо формально не является официальным документом и не имеет законодательно утвержденной формы. По сути, это информационный документ, разъясняющий отсутствие необходимости сертификации товара.

В законодательстве нет прямого требования обязательно оформлять отказное письмо. Также отсутствует государственный реестр таких писем для проверки их подлинности.

Практическое применение Отказного письма

Несмотря на необязательный характер с точки зрения закона, на практике маркетплейсы активно запрашивают отказные письма и рекомендуют их оформлять. Если продавец не может предоставить такой документ, площадка имеет право блокировать товарные карточки до выяснения обстоятельств.

Таким образом, де-юре отказное письмо — необязательный документ, но де-факто — необходимое условие для беспроблемной торговли на маркетплейсах в 2025 году.

Документы для оформления отказного письма

Необходимый пакет документов

Для получения отказного письма потребуются:

1. Заявление — составляется в свободной форме или по шаблону сертификационного центра
2. Реквизиты заявителя:
   • Юридические лица: наименование, ИНН, ОГРН, ФИО руководителя;
   • ИП: ФИО, ИНН, ОГРНИП;
   • Самозанятые: ФИО и ИНН
3. Информация о товаре:
   • Точное наименование продукции
   • Описание характеристик (соответствующих информации на маркетплейсе)
   • Коды ТН ВЭД и/или ОКПД 2 (можно найти через Единую информационную систему закупок)
   • Фотографии продукции (по запросу)

Для спорных или сложных категорий товаров могут потребоваться дополнительные материалы: подробное техническое описание или дополнительные фотографии. При оформлении отказного письма на импортные товары необходимо предоставить контракт на поставку.
Важно: Предоставление физических образцов товара не требуется, поскольку при оформлении отказного письма качество продукции не оценивается.

Сроки оформления и действия отказного письма

Время получения документа

Стандартный срок оформления отказного письма составляет 1-3 рабочих дня. В исключительных случаях (большой объем работы, необходимость дополнительной экспертизы) процесс может занять до недели.
Стоимость услуги зависит от нескольких факторов:

• Количества наименований продукции
• Сложности товара и его характеристик
• Числа нормативных документов, требующих анализа
• Ценовой политики выбранного сертификационного центра

Срок действия отказного письма

Отказное письмо действует бессрочно — до момента изменения соответствующего законодательства. Если принимаются новые нормативные акты или товар включается в перечень продукции, подлежащей обязательной сертификации, документ теряет юридическую силу.
Переоформление отказного письма необходимо в случаях:

• Изменения реквизитов компании (наименование, адрес)
• Расширения ассортимента продукции
• Изменения кодов ТН ВЭД товаров

Важно учитывать, что некоторые маркетплейсы могут устанавливать собственные внутренние требования к срокам действия отказных писем, например, запрашивать их ежегодное обновление, несмотря на отсутствие такого требования в законодательстве.

Последствия отсутствия отказного письма

Отсутствие отказного письма может создать следующие сложности:

1. Блокировка товаров — если маркетплейс запросит документы, а продавец не сможет их предоставить, товарные позиции могут быть скрыты из каталога. При отсутствии документов на значительную часть ассортимента возможна блокировка всего аккаунта.
2. Приостановка продаж — пока идет разбирательство с контролирующими органами о необходимости сертификации, продажи могут быть временно приостановлены.
3. Таможенные задержки — при импорте товаров отсутствие отказного письма может привести к задержке груза на таможне до выяснения всех обстоятельств.
4. Осложнения при проверках — хотя законодательство не предусматривает штрафов за отсутствие отказного письма, наличие документа существенно упрощает взаимодействие с проверяющими инстанциями.

Реакция маркетплейсов на отсутствие отказного письма

• Wildberries: можно сослаться на перечень продукции, требующей обязательной сертификации, и объяснить, что по закону отказное письмо не является обязательным.
• Ozon: может самостоятельно ответить на запрос покупателя, но если покупатель настаивает, продавцу придется оформить и загрузить отказное письмо.
• Яндекс.Маркет: предоставляет возможность самостоятельного ответа или отвечает от своего имени.

Как реагировать на запрос отказного письма от покупателя

Рекомендуемые действия

• Объяснить, что законодательство не требует обязательного оформления такого документа для вашего товара
• Предоставить информацию о нормативных актах, подтверждающих отсутствие необходимости сертификации

Однако, если запрос поступил через службу поддержки маркетплейса, рекомендуется оформить и предоставить отказное письмо для избежания возможной блокировки товара.

Экспертная поддержка в вопросах сертификации

ООО «ЕЦЭС КВОЛИТИ» — официальный аккредитованный центр сертификации с более чем 10-летним опытом работы на российском рынке. Наши эксперты внимательно отслеживают все изменения в нормативно-правовой базе, касающиеся вопросов сертификации, регистрации и лицензирования продукции.

В нашей команде работают высококвалифицированные специалисты, имеющие многолетний опыт взаимодействия с различными контролирующими органами.

Мы предлагаем:

• Профессиональные консультации по всем вопросам соответствия требованиям законодательства
• Комплексное сопровождение процессов сертификации, регистрации и лицензирования
• Индивидуальный подход к каждому клиенту с учётом специфики его продукции

Выбирая сотрудничество с ООО «ЕЦЭС КВОЛИТИ», вы получаете надёжного партнёра, который всегда готов оперативно решить ваши задачи в области подтверждения соответствия продукции, независимо от их сложности.